Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 3.4)
1. Datenerhebung, Zweck und Rechtsgrundlagen
Die UB der GMPU verpflichtet sich zu einem sensiblen Umgang mit den personenbezogenen Daten ihrer Benutzer*innen. Folgende personenbezogene Daten der Benutzer*innen werden in Erfüllung der verschiedenen Services gesammelt und verarbeitet:
• Stammdaten, Bewegungsdaten und Metadaten zur Durchführung des Bibliotheksbetriebs:
• Erstellung eines Bibliotheksausweises
• Bereitstellung eines Zugangs zu elektronischen Ressourcen
• Beschaffung, Sammlung, Erschließung und Bereitstellung von Informationsträgern (Bücher, Noten, AV-Medien etc.)
• Leihverkehr (Vormerkungen, Bereitstellungen, Ausleihen, Verlängerungen, Erinnerungen, Mahnungen, Gebührenfälle)
• Erbringung weiterer Services (Bearbeitung von Ankaufswünschen, Fernleihe etc.)
Verstöße gegen die Benützungsordnung können von der UB intern dokumentiert werden.
Die Benutzer*innen erhalten auf Wunsch (externe Benutzer*innen) bzw. als Studierende/Mitarbeiter*innen der GMPU Informationen zu Bibliotheksservices und bibliothekseigenen Veranstaltungen an ihre E-Mail-Adresse bzw. Postanschrift.
Bei Studierenden und Mitarbeiter*innen der GMPU erhält die UB die Stammdaten in Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung automatisch über das Campus Management System.
Bei allen anderen Benutzer*innen ist die Rechtsgrundlage der Verwendung ihrer angeführten personenbezogenen Daten für die angeführten Zwecke die vertragliche bzw. vorvertragliche Verpflichtung iSd Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, die sich aus der Anmeldung zur Benutzung der Bibliotheksdienste ergibt.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
• Die Verarbeitung der Stamm- und Bewegungsdaten erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen (Art 6 Abs 1 DSGVO), nämlich zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und auf Grundlage der Benutzungsordnung der UB inklusive Anhängen in ihrer jeweils gültigen Fassung.
• Der Versand von Informationen zu Bibliotheksservices und bibliothekseigenen Veranstaltungen erfolgt zur Wahrung der berechtigten Interessen der UB (Benutzer*innen laut § 3.3.a) bzw. auf Basis einer Einwilligung bei der Benutzeranmeldung (Benutzer*innen laut § 3.3.b-d).
2. Übermittlung der Daten / Empfänger*innen
• Die Daten werden grundsätzlich durch Mitarbeiter*innen der UB intern verarbeitet.
• Name, Ausweisnummer und Anmeldedatum externer Benutzer*innen werden für den Druck des Bibliotheksausweises an einen Druckdienstleister übermittelt sowie in einem Kartenmanagementsystem hinterlegt.
3. Speicherdauer
Die für die Durchführung des Bibliotheksbetriebs benötigten Daten werden solange verarbeitet, bis die Benutzungsberechtigung aufgehoben wird. Darüber hinaus werden die Daten so lange gespeichert, als dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Jedenfalls werden personenbezogene Daten 3 Jahre nach der letzten Transaktion im Bibliotheksbetrieb gelöscht. Mit der Löschung der Benutzerdaten erlischt die Teilnahme am Leihverkehr.
4. Betroffenenrechte
• Benutzer*innen, die keine Informationen zu Bibliotheksservices und bibliothekseigenen Veranstaltungen beziehen möchten, können den Erhalt jederzeit per E-Mail an bibliothek@gmpu.ac.at beenden.
• Benutzer*innen haben nach der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).
Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten ist die Gustav Mahler Privatuniversität für Musik.
Nähere Informationen sowie Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter
http://www.gmpu.ac.at/datenschutz.